Código de Conduta Ética e Anticorrupção

1 Finalidade e aplicação

Este Código estabelece os padrões de conduta da Gomaq na prevenção da corrupção, na condução dos negócios e no relacionamento com colaboradores, clientes, fabricantes, revendas, fornecedores e poder público. Suas regras orientam decisões em todas as unidades e atividades da empresa.

Aplica-se a sócios no exercício de funções empresariais, administradores, gestores, empregados, estagiários e aprendizes. Os terceiros que atuem em nome ou no interesse da Gomaq deverão cumprir as disposições pertinentes às suas atividades, mediante comunicação e formalização contratual. Nenhuma posição hierárquica, meta comercial ou ordem superior autoriza descumprimentos.

2 Compromisso da administração

A administração deverá demonstrar apoio ao programa de integridade, disponibilizar recursos compatíveis com os riscos da empresa e assegurar autonomia ao responsável por sua execução. Gestores deverão orientar suas equipes, participar dos treinamentos, agir diante de indícios de irregularidade e evitar incentivos que estimulem condutas ilícitas.

A Gomaq não admite corrupção, fraude, retaliação, discriminação ou assédio. A perda de uma oportunidade comercial é aceitável quando necessária para preservar a legalidade e os princípios deste Código.

3 Base legal e princípios de integridade

Este Código tem como referências a Lei nº 12.846/2013 e o Decreto nº 11.129/2022. A empresa pode responder objetivamente por atos lesivos praticados em seu interesse ou benefício, exclusivo ou não. O compromisso com a integridade exige a aplicação efetiva das regras, a prevenção de irregularidades e o aperfeiçoamento contínuo dos controles.

As disposições deste Código complementam a legislação aplicável e estabelecem padrões internos de conduta. Em caso de conflito, prevalecerá a exigência legal. Regras internas mais restritivas deverão ser observadas quando compatíveis com a lei. Nenhum interesse comercial justifica práticas ilícitas.

4 Prevenção à corrupção e à fraude

É proibido prometer, oferecer, autorizar ou entregar vantagem indevida a agente público ou pessoa relacionada, diretamente ou por intermediários. Também são vedados o financiamento de ilícitos, a ocultação de beneficiários por terceiros, a fraude em licitações e contratos e a obstrução de fiscalização. A proibição alcança a administração pública brasileira e estrangeira.

Para este Código, o relacionamento público inclui pessoas que exercem função pública, ainda que temporariamente ou sem remuneração, e representantes de órgãos, empresas estatais e organizações públicas internacionais. Em dúvida sobre o enquadramento do destinatário, a interação deverá ser submetida ao responsável por integridade.

Vantagem indevida pode assumir a forma de dinheiro, comissões, presentes, viagens, entretenimento, descontos pessoais, contratação de parentes, promessa de emprego ou qualquer benefício destinado a influenciar uma decisão. A política também proíbe solicitar ou receber benefícios indevidos em relações entre particulares.

Diante de solicitação indevida, recuse, interrompa a tratativa comprometida, preserve as mensagens e comunique o fato ao canal previsto neste Código. Em situação de ameaça à integridade física, priorize a segurança e relate o ocorrido assim que houver condições seguras.

5 Relacionamento com o poder público

Somente pessoas autorizadas poderão representar a empresa perante órgãos públicos. Interações relevantes deverão ter registro de data, participantes, assunto e encaminhamentos. Reuniões sensíveis deverão contar, sempre que viável, com dois representantes da empresa e utilizar canais institucionais.

Fiscalizações e solicitações oficiais deverão ser atendidas com informações verdadeiras e documentos íntegros, com apoio jurídico quando necessário. Ninguém poderá destruir evidências, orientar declarações falsas ou dificultar a atuação de autoridades. A cooperação observará os direitos de defesa e os sigilos protegidos por lei.

6 Licitações e contratos públicos

Propostas, declarações, atestados e informações técnicas devem ser verdadeiros e verificáveis. Não se admite criar empresa de fachada, fraudar, manipular, aditivos, prorrogações ou pedidos de reequilíbrio.

A área de Governo deverá manter revisão por outra pessoa autorizada sobre propostas, ou documentos críticos, preços, comprovação de fornecimento. Equipamentos, suprimentos, kits, serviços e garantias devem corresponder ao contratado. Substituições ou benefícios adicionais exigem avaliação jurídica e formalização institucional, sem favorecimento pessoal de servidores e instituições.

7 Brindes / presentes / refeições / viagens e eventos

Nenhum benefício poderá ser oferecido, solicitado ou aceito como contrapartida por decisão comercial, aprovação técnica, fiscalização, pagamento ou contratação. Dinheiro, transferências pessoais, vales de livre utilização e equivalentes são proibidos como presentes.

É proibida a oferta de presentes, ingressos de entretenimento, viagens de lazer e benefícios pessoais a agentes públicos ou pessoas relacionadas a Instituições Públicas. Brindes institucionais e hospitalidade estritamente técnica só poderão ser considerados após análise escrita de integridade e jurídica, verificação das regras do órgão e autorização institucional cabível. Na ausência dessa análise, não oferecer.

Nas relações privadas, brindes e hospitalidade devem ter finalidade legítima, valor moderado, frequência limitada e transparência. Ofertas e recebimentos dependem de autorização prévia, escrita e sem conflito de interesses, respeitadas as alçadas e os limites de eventual política complementar aprovada pela administração. A autorização não torna permitido um benefício indevido.

Almoços, feiras, visitas a fabricantes, demonstrações e viagens a centros de demonstração devem ter agenda profissional, participantes justificados e despesas documentadas. Pagamentos devem ser feitos preferencialmente aos prestadores. Acompanhantes, extensões turísticas e gastos pessoais não serão custeados pela empresa. Benefícios recusados ou devolvidos deverão ser registrados.

8 Conflitos de interesses e atividades políticas

Vínculos familiares, financeiros ou pessoais capazes de influenciar uma decisão devem ser informados antes da participação no processo. A pessoa envolvida deverá se afastar da escolha, negociação e aprovação, até orientação formal de integridade. Declarar um conflito permite tratá-lo; omiti-lo pode constituir infração.

Contratação de pessoas ligadas a clientes, fornecedores ou agentes públicos exige avaliação independente e critérios profissionais comprováveis. É vedado contratar alguém em troca de contrato, acesso privilegiado ou favorecimento. A identificação de pessoa exposta politicamente demanda análise proporcional ao risco e não significa, por si só, irregularidade.

Recursos, estrutura e nome da Gomaq não poderão financiar partidos, campanhas ou candidatos. A participação política pessoal deve ocorrer sem uso de recursos empresariais, coação de colegas ou associação indevida à marca.

9 Doações patrocínios e ações comerciais

Doações, patrocínios e apoio a eventos exigem finalidade documentada, avaliação do destinatário e de seus responsáveis, aprovação prévia independente e comprovação do uso dos recursos. É proibido utilizá-los para obter tratamento privilegiado ou atender interesse pessoal de decisores.

Verbas cooperadas de fabricantes, reembolsos de marketing, campanhas de incentivo e premiações devem seguir regulamentos escritos, critérios objetivos, identificação dos beneficiários e prestação de contas. Não é permitido converter verba promocional em pagamento oculto a cliente, servidor ou intermediário.

10 Integridade de terceiros e operações societárias

Antes de contratar terceiros, a área responsável deverá verificar sua existência, capacidade de execução, titulares e beneficiários efetivos, reputação e vínculos relevantes. A profundidade da análise dependerá do risco, especialmente quando houver atuação perante órgãos públicos, remuneração por êxito ou contato com decisores.

A verificação deverá incluir, quando pertinente, cadastros oficiais de sanções, como CEIS e CNEP, e registro da conclusão. Alertas não resolvidos devem ser encaminhados a integridade antes da contratação. A aprovação comercial não substitui essa análise.

• Contratos devem delimitar objeto, remuneração e entregas, prever compromisso anticorrupção, dever de comunicar irregularidades e medidas de verificação e rescisão cabíveis.

• Pagamentos devem corresponder a serviços ou produtos comprovados e ser destinados ao contratado. Contas de terceiros, pagamento em espécie ou estruturas incomuns exigem justificativa e revisão reforçada; sem esclarecimento satisfatório, não pagar.

• A diligência deverá ser renovada conforme o risco e diante de mudança societária, denúncia, sanção ou comportamento incompatível. A supervisão deve abranger intermediários e subcontratados relevantes.

Aquisições, fusões e outras reorganizações deverão incluir avaliação prévia dos riscos de integridade, contingências e controles da empresa envolvida, seguida de plano de correção e integração quando a operação for aprovada.

11 Registros controles e proteção de recursos

Todas as operações devem ser registradas com descrição fiel, documentação de suporte e identificação do beneficiário. É vedado omitir transações, alterar datas, fracionar despesas para evitar aprovação ou registrar descrição genérica para esconder sua finalidade.

Compras, pagamentos, reembolsos e descontos observarão alçadas documentadas e separação entre solicitar, aprovar e executar. Quando a estrutura não permitir essa separação, a administração designará revisão independente compensatória. Ninguém deverá aprovar sua própria despesa.

Documentos serão conservados pelo prazo legal e pela política de retenção aplicável. Havendo investigação, auditoria ou litígio, deverá ser suspensa a eliminação dos registros relacionados, inclusive mensagens e arquivos eletrônicos, sob orientação jurídica.

12 Respeito às pessoas e às informações

A Gomaq deverá promover um ambiente profissional respeitoso, seguro e livre de assédio, discriminação, intimidação e trabalho ilegal. Denúncias envolvendo essas condutas receberão tratamento protegido, inclusive quando praticadas por clientes, fornecedores ou gestores.

Dados pessoais, segredos comerciais, preços, propostas e credenciais devem ser acessados somente por quem necessite deles para suas atribuições. O tratamento de informações observará a legislação aplicável, inclusive a LGPD, finalidade legítima e medidas de segurança. Não compartilhar dados de licitações, clientes ou concorrentes por canais não autorizados.

13 Orientação denúncias e proteção contra retaliação

Suspeitas de corrupção, fraude, conflitos não declarados, assédio ou descumprimento deste Código devem ser comunicadas prontamente. Não é necessário ter prova conclusiva: o relato deve descrever, de boa-fé, os fatos conhecidos. Não conduza investigação por conta própria nem obtenha informações por meios ilícitos.

Canal de ética e denúncias para colaboradores e terceiros: canal_de_etica@gomaq.com.br

O canal deverá permitir relatos identificados ou anônimos e, quando tecnicamente disponível, acompanhamento por protocolo. O acesso às informações será restrito às pessoas necessárias à apuração, respeitadas obrigações legais de comunicação. A identidade do denunciante será protegida dentro desses limites, sem promessa de sigilo absoluto.

É proibida qualquer retaliação contra quem relate de boa-fé, recuse conduta ilícita ou colabore com uma apuração. Demissão retaliatória, ameaça, rebaixamento, isolamento e prejuízo profissional deverão ser apurados. Relato não comprovado não equivale a má-fé; a fabricação deliberada de fatos ou provas poderá gerar medidas disciplinares.

O canal interno não impede que qualquer pessoa procure diretamente as autoridades competentes, nem exige autorização da empresa para fazê-lo.

14 Apuração e resposta às irregularidades

O responsável pela apuração deverá registrar o relato, avaliar urgência e conflitos, preservar evidências e definir quem conduzirá a investigação. Pessoas mencionadas ou interessadas no resultado não poderão controlar a apuração nem acessar indevidamente o relato. Casos envolvendo a alta administração ou o responsável por integridade deverão ser encaminhados a uma instância sem vínculo com os fatos, com autonomia para apurar e apoio externo quando necessário.

A apuração deverá ser documentada, imparcial e proporcional, com oportunidade de esclarecimento dos envolvidos e respeito à privacidade. Medidas preventivas poderão proteger pessoas, recursos e evidências sem antecipar conclusão de culpa. Constatada irregularidade, deverão ser interrompidas as práticas, corrigidos os controles e avaliadas reparação e comunicação às autoridades com apoio jurídico.

15 Consequências pelo descumprimento

Violações poderão resultar em orientação corretiva, advertência, suspensão ou desligamento, inclusive por justa causa quando presentes os requisitos legais. A decisão considerará gravidade, intenção, impacto, reincidência e legislação trabalhista, sem automatismo ou distinção por cargo.

Para terceiros e administradores, poderão ser adotadas medidas contratuais e societárias cabíveis, suspensão da relação ou rescisão, com observância da lei e dos instrumentos aplicáveis. Essas medidas não substituem eventual responsabilização civil, administrativa ou criminal perante as autoridades.

16 Gestão treinamento e monitoramento

O responsável por integridade deverá ter acesso direto à administração, autoridade para solicitar informações e recursos compatíveis com suas atribuições. Não poderá sofrer interferência indevida em análises, relatos ou recomendações. Situações de conflito deverão seguir a alternativa independente designada.

A empresa deverá mapear os riscos por atividade e revisar o diagnóstico pelo menos anualmente e quando houver mudanças relevantes. Governo, vendas, compras, financeiro e pessoas que administram eventos, incentivos ou intermediários deverão receber atenção proporcional à exposição identificada.

O Código será disponibilizado em linguagem acessível, apresentado na integração e reforçado em treinamentos periódicos. Haverá treinamento anual e capacitação específica antes da atuação em atividades de maior risco. Participações e ciência serão registradas, com ações de recuperação para ausentes.

Integridade apresentará à administração, pelo menos semestralmente, informações sobre riscos, treinamentos, diligências, denúncias, tempo de tratamento e correções, com proteção de identidades. A eficácia será avaliada por evidências de aplicação, e não apenas pela existência de documentos ou pela quantidade de relatos.

17 Aprovação vigência e revisão

Este Código entra em vigor com sua aprovação pela administração e divulgação aos públicos abrangidos. Será revisto anualmente ou quando houver mudança legal, operacional ou ocorrência relevante. A versão vigente deverá permanecer disponível no site da Gomaq. Os registros de aprovação e o histórico de revisões serão mantidos internamente.

Nenhuma autorização interna permite ato ilegal. Dúvidas devem ser encaminhadas antes de agir; se o risco não puder ser esclarecido, a operação será suspensa para análise.