A pergunta “quanto custa digitalizar documentos empresariais” é uma das mais comuns entre gestores e tomadores de decisão que buscam modernizar seus processos internos.
A verdade é que o custo da digitalização de documentos varia conforme o volume de papéis, o nível de automação envolvido e o tipo de serviço contratado, seja interno, por meio de uma digitalizadora de documentos, ou terceirizado, via serviço de digitalização especializado como o oferecido pela Gomaq.
Mais do que um gasto operacional, a digitalização representa um investimento estratégico: ela reduz custos físicos com armazenamento, aumenta a agilidade na gestão da informação e impulsiona a eficiência organizacional.
O que influencia o custo da digitalização?
O preço da digitalização depende de diversos fatores que devem ser analisados em conjunto, tais como:
- Volume de documentos a serem digitalizados;
- Tipo e complexidade dos documentos;
- Necessidade de indexação, OCR e metadados;
- Logística envolvida (transporte, retirada e devolução);
- Exigências de segurança e conformidade (LGPD, ISO etc.).
Esses fatores impactam o planejamento do projeto e o tipo de solução ideal para cada empresa.
Soluções como o PaperStream Capture Pro e os softwares ABBYY FlexiCapture, ABBYY FineReader Server e ABBYY FineReader PDF automatizam grande parte do processo, garantindo maior precisão e menor custo operacional.
Por que o investimento em digitalização compensa
Ao avaliar quanto custa digitalizar documentos empresariais, é fundamental considerar o retorno sobre o investimento (ROI).
A digitalização reduz bastante os custos invisíveis ligados à gestão de papel, como:
- Espaço físico: menos armários, arquivos e estruturas de armazenagem;
- Tempo de busca: acesso instantâneo às informações;
- Segurança e compliance: controle de acesso, rastreabilidade e backup;
- Sustentabilidade: redução do uso de papel e insumos.
Um estudo da AIIM (Association for Intelligent Information Management) mostra que empresas que digitalizam seus processos economizam, em média, 30% nos custos administrativos e aumentam em até 50% a produtividade de suas equipes de backoffice.
Estrutura própria ou terceirização: o que avaliar
Empresas com alto volume de documentos podem optar por montar uma estrutura interna com scanners e softwares. Neste caso, avaliam-se itens como:
- Scanner profissional de alta performance;
- Softwares de captura e OCR (como ABBYY FlexiCapture e FineReader Server);
- Mão de obra especializada e treinada;
- Manutenção preventiva e suporte técnico.
Por outro lado, a terceirização oferece vantagens como:
- Rapidez na execução do projeto;
- Redução de custos fixos e investimento inicial;
- Qualidade garantida e padronização por meio de softwares profissionais;
- Integração com ERPs e sistemas de gestão documental (ECM, GED);
- Escalabilidade conforme a demanda.
A Gomaq oferece ambos os modelos: estruturação interna com consultoria especializada ou serviço completo de digitalização profissional sob demanda.
Como calcular o custo-benefício da digitalização empresarial
O cálculo do ROI envolve comparar o investimento em digitalização com os custos atuais de gestão manual de documentos.
Basta considerar três dimensões principais:
- Custo físico atual (espaço, insumos, arquivamento);
- Custo humano (tempo gasto para localizar informações);
- Risco de perda ou extravio de dados (que pode representar prejuízos significativos).
Quando se incorpora a automação, como os softwares ABBYY FlexiCapture e FineReader Server, que classificam e extraem dados automaticamente, o ganho de produtividade justifica o investimento em poucos meses.
Digitalizar é investir em eficiência e competitividade
Ao entender os fatores que influenciam o custo de digitalizar documentos empresariais, fica claro que o valor é proporcional ao retorno em agilidade, segurança e economia.
Com o suporte consultivo da Gomaq, empresas e instituições podem transformar processos documentais em operações digitais, automatizadas e sustentáveis, reduzindo custos e aumentando a performance.
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