Administrar um negócio nunca foi tarefa simples. Hoje, gestores se deparam com uma série de desafios: clientes cada vez mais exigentes, concorrência acirrada, margens de lucro apertadas, necessidade de inovação tecnológica e, ao mesmo tempo, responsabilidade ambiental. Por isso, conciliar tudo isso e ainda manter a produtividade do time parece um jogo de equilíbrio constante.
Em meio a tantas demandas, um aspecto que muitas vezes é negligenciado pode fazer toda a diferença: o parque de impressão. Assim, impressoras são essenciais em praticamente qualquer negócio, seja para contratos, relatórios, notas fiscais, exames médicos ou materiais de comunicação. Mas comprá-las, mantê-las funcionando e gerenciá-las exigem altos investimentos, tempo e equipe técnica especializada.
É nesse ponto que surge o outsourcing de impressão, uma solução que já deixou de ser tendência e hoje é realidade em empresas de todos os portes. Assim, mais do que cortar custos, esse modelo garante acesso a equipamentos modernos, manutenção especializada, previsibilidade de gastos, entre outros benefícios.
Por isso, neste artigo completo, explicamos em detalhes o que é outsourcing de impressão, como funciona, quais as vantagens, as soluções disponíveis no mercado, os setores que mais se beneficiam, além de comparar o aluguel com a terceirização completa do parque de impressão.
O que é outsourcing de impressão?
O outsourcing de impressão é um modelo de terceirização de todo o parque de impressão de uma empresa. Logo, isso quer dizer que, além de fornecer os equipamentos, essa empresa terceira será responsável por todo o gerenciamento das impressoras – o que inclui manutenção, administração de suprimentos, fornecimento de insumos e toda a inteligência de gestão e controle de impressões.
Quando falamos em outsourcing de impressão, não nos referimos apenas à locação simples. Logo, trata-se de um modelo de gestão de impressão para empresas que permite reduzir custos fixos, evitar grandes investimentos e contar com equipamentos sempre atualizados. Assim, isso se alinha com uma tendência global da chamada “economia do acesso”: em vez de investir pesado na posse de bens, empresas pagam pelo uso de produtos e serviços que se adaptam às suas necessidades.
Além disso, esse formato permite a contratação de soluções já desenvolvidas, em um pacote que se adeque às necessidades específicas do seu negócio. Por isso, contratos mais robustos podem incluir manutenção preventiva e corretiva, suporte técnico especializado, gestão de suprimentos automatizada, softwares que garantem maior segurança de dados, entre outros.
Também oferecem equipamentos dos mais variados tipos – das pequenas para escritórios, às multifuncionais robustas, plotters de grandes formatos e impressoras térmicas para logística.
Diferenças entre outsourcing de impressão e aluguel de impressoras
Antes de avançarmos, vamos diferenciar dois conceitos: embora os termos “outsourcing de impressão” e “aluguel de impressoras” muitas vezes sejam usados como sinônimos, há uma diferença significativa entre ambas.
Outsourcing de impressão: modelo completo, em que a empresa que aluga impressora não apenas fornece os equipamentos, mas também se responsabiliza pela manutenção, substituição de peças, fornecimento de insumos e softwares de controle. Nesse formato, o cliente terceiriza toda a gestão do parque de impressão, liberando tempo e energia para se dedicar ao que realmente importa: o core business.
Aluguel de impressoras: modelo básico, normalmente em que a empresa locadora fornece apenas os equipamentos, cabendo ao cliente se responsabilizar por manutenção, compra de toner, papel e reparos. Logo, é indicado para empresas pequenas, que imprimem pouco e possuem equipe capaz de lidar com eventuais problemas. Assim, também pode ser útil para eventos temporários, como feiras e projetos pontuais.
Em resumo: enquanto o outsourcing é uma solução estratégica e abrangente, o aluguel é uma solução pontual e econômica.
Como funciona o outsourcing de impressão?
Muitas pessoas pensam que basta assinar um contrato e receber a máquina, mas o processo é mais estruturado do que isso. A depender do contrato, são várias etapas que vão garantir uma gestão de impressão completa para sua empresa.
1. Análise de necessidades
O processo de outsourcing de impressão começa com uma consultoria técnica detalhada. A fornecedora avalia o volume mensal de impressões, os tipos de documentos produzidos, quais departamentos demandam mais recursos, o nível de confidencialidade exigido e até mesmo a necessidade de integração com outros sistemas corporativos – como ERPs ou softwares hospitalares, por exemplo. Esse diagnóstico funciona como um verdadeiro raio-x da operação, identificando não apenas quais impressoras serão necessárias, mas também quais serviços agregados – como softwares de gestão, segurança da informação e controle de usuários – farão sentido para aquele negócio.
2. Proposta e contrato de outsourcing
Com base no diagnóstico, a fornecedora prepara uma proposta personalizada, que vai muito além do simples aluguel de máquinas. O contrato pode incluir prazos de 12 a 60 meses, definição da quantidade e modelos de impressoras e multifuncionais, franquia de páginas, suporte técnico, reposição de suprimentos, treinamento de usuários e até serviços de sustentabilidade (como descarte ecológico de cartuchos). Alguns contratos adotam o modelo de custo por página impressa, trazendo previsibilidade e facilitando o controle do orçamento. Além disso, acordos mais robustos estabelecem Acordo de Nível de Serviço (SLA), garantindo prazos de atendimento rápidos e níveis de performance claros.
3. Transporte e logística dos equipamentos
Uma vez fechado o contrato, a empresa de outsourcing providencia o transporte e entrega dos equipamentos, normalmente sem custo adicional. Como impressoras corporativas e multifuncionais são equipamentos delicados e de alto valor, essa etapa é realizada por equipes especializadas, que cuidam da integridade do maquinário. Em contratos mais completos, essa logística pode incluir também a retirada das impressoras antigas da empresa, com descarte sustentável ou realocação conforme a necessidade.
4. Instalação, configuração e integração
Muito mais do que “ligar na tomada”, técnicos credenciados fazem a instalação completa dos equipamentos, incluindo: configuração dos drivers em cada estação de trabalho, definição de permissões de usuários, conexão à rede corporativa, ativação de softwares de gerenciamento de impressão, configuração de impressão segura (com login ou crachá) e integração com sistemas já utilizados pela empresa. Tudo é ajustado para que as impressoras funcionem de forma totalmente integrada ao ambiente corporativo, garantindo produtividade desde o primeiro dia.
5. Suporte técnico, manutenção e monitoramento
Durante todo o contrato, a empresa tem acesso a suporte técnico remoto e presencial sempre que precisar. Problemas como atolamento de papel, falhas de rede, lentidão ou defeitos são resolvidos rapidamente, sem sobrecarregar a equipe de TI interna. Além disso, estão previstas manutenções preventivas periódicas, que evitam falhas graves e aumentam a vida útil dos equipamentos. Em contratos de outsourcing robustos, há também monitoramento em tempo real do parque de impressoras, permitindo identificar e corrigir falhas antes mesmo de impactar os usuários.
6. Gestão inteligente de suprimentos
Nos contratos mais completos, o outsourcing de impressão inclui a gestão automatizada de suprimentos. Sensores embutidos nos equipamentos monitoram os níveis de toner, tinta e até de papel. Quando algum insumo está prestes a acabar, a reposição é enviada automaticamente, sem que o cliente precise solicitar. Esse sistema evita paradas inesperadas e mantém o fluxo de trabalho contínuo. Além disso, muitas empresas oferecem soluções sustentáveis, como recolhimento de cartuchos usados e descarte ecológico, reforçando o compromisso com práticas ambientais.
7. Treinamento de equipes e onboarding
Algumas vezes a fornecedora de outsourcing de impressão oferece treinamento personalizado para os colaboradores da empresa, ensinando desde funções básicas – como digitalizar e enviar documentos por e-mail – até recursos avançados – como impressão segura, uso de crachás para liberar impressões e integração com softwares de gestão. Esse onboarding garante que os funcionários aproveitem ao máximo os recursos disponíveis, evitando desperdícios e reduzindo chamados desnecessários ao suporte técnico.
8. Consultoria de redução de custos
Outro diferencial de contratos bem estruturados é a consultoria periódica, em que especialistas da fornecedora analisam relatórios de uso das impressoras e sugerem melhorias. Por exemplo, se determinado departamento imprime em excesso, pode-se recomendar migrar parte da demanda para impressoras mais econômicas. Logo, se o volume de impressões cair, é possível renegociar o contrato para reduzir custos. Essa consultoria mantém a operação enxuta, eficiente e financeiramente equilibrada.
9. Segurança da informação e compliance
Com o aumento da preocupação com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e outras normas de compliance, a segurança das impressões passou a ser prioridade. Logo, nos contratos mais avançados de outsourcing, estão incluídas soluções como autenticação por crachá ou senha, impressão segura (o documento só é liberado quando o usuário se identifica na impressora), criptografia de dados e relatórios de auditoria. Isso evita que informações sigilosas fiquem expostas em bandejas de impressão, além de garantir conformidade com políticas internas e regulatórias.
10. Relatórios e gestão centralizada
Empresas que adotam outsourcing de impressão têm acesso a dashboards e relatórios detalhados, que mostram em tempo real o volume de impressões por departamento, usuário ou tipo de documento. Assim, essas informações permitem identificar gargalos, reduzir desperdícios, estabelecer metas de sustentabilidade e até criar políticas internas (como restringir impressões coloridas ou frente e verso obrigatório). Em empresas grandes, isso se traduz em governança total sobre o parque de impressão.
11. Atualização tecnológica
Outro benefício pouco comentado é a garantia de atualização tecnológica. Ao longo do contrato, a fornecedora pode substituir os equipamentos por modelos mais modernos, garantindo que a empresa não fique presa a máquinas obsoletas. Isso é especialmente importante em segmentos que evoluem rapidamente, como impressoras térmicas de logística. Dessa forma, o outsourcing de impressão assegura que o negócio sempre trabalhe com tecnologia atualizada e competitiva, sem novos investimentos pesados.
12. Sustentabilidade e descarte responsável
Contratos robustos também incluem práticas de sustentabilidade, como recolhimento de toners e cartuchos usados, reciclagem de peças e descarte responsável dos equipamentos no fim do ciclo de vida. Algumas empresas fornecedoras ainda oferecem relatórios de impacto ambiental, que mostram quanto papel foi economizado com a política de frente e verso, ou quantos resíduos deixaram de ir para aterros sanitários graças ao programa de reciclagem. Esse aspecto é cada vez mais valorizado por empresas que querem reforçar práticas sustentáveis.
Vantagens do outsourcing de impressão
São muitas as vantagens de terceirizar o serviço de impressão. Aqui, exploramos em detalhes alguns dos principais benefícios.
1. Aumento da produtividade
O outsourcing de impressão transforma o parque de impressão em um aliado da produtividade. Logo, impressoras multifuncionais modernas evitam gargalos e reduzem o tempo perdido em filas. Assim, recursos como digitalização para e-mail, impressão frente e verso automática e autenticação rápida permitem que os fluxos de trabalho sejam mais ágeis.
2. Economia e custo-benefício
Investir na compra de impressoras profissionais pode custar dezenas de milhares de reais, sem contar manutenção, reposição de peças e suprimentos como toner. Já o outsourcing de impressão transforma esse gasto em uma mensalidade previsível, que geralmente é menor do que os custos da compra e manutenção. Além disso, relatórios periódicos ajudam a controlar e reduzir o desperdício. Essa previsibilidade traz tranquilidade para o fluxo de caixa da empresa, sem sustos com despesas inesperadas.
3. Qualidade de ponta
Com a gestão de impressão para empresas, os equipamentos são constantemente atualizados, garantindo que o negócio nunca fique preso a máquinas obsoletas.
4. Manutenção e suporte especializado
Um dos maiores benefícios do outsourcing de impressão é a tranquilidade em relação à manutenção. Em vez de sobrecarregar a equipe interna, uma equipe técnica especializada cuida de reparos, substituição de peças e ajustes. Isso evita paradas que comprometem a operação.
5. Segurança da informação
Muitos não sabem, mas impressoras são pontos vulneráveis dentro das redes corporativas. Logo, um contrato robusto de outsourcing inclui ferramentas de segurança da informação, como autenticação por senha ou crachá, criptografia e relatórios detalhados de uso. Isso garante que documentos sigilosos não fiquem esquecidos nas bandejas de saída.
6. Foco no core business
Com o outsourcing, a gestão de impressão para empresas deixa de ser uma preocupação da equipe interna. Assim, os funcionários não precisam mais interromper tarefas estratégicas para resolver problemas com suprimentos ou configurações. Toda essa responsabilidade fica sob a gestão da fornecedora, permitindo que a empresa mantenha sua atenção no que realmente gera valor: seu core business.
7. Previsibilidade e flexibilidade
Outro diferencial é a flexibilidade do modelo. Se a empresa crescer, é possível ampliar rapidamente o contrato e adicionar novos equipamentos. Se reduzir, pode-se renegociar, evitando custos desnecessários. Essa capacidade de adaptação é especialmente útil em negócios sazonais, como escolas e universidades, que têm picos de impressão no período de matrículas e provas.
8. Sustentabilidade
O outsourcing de impressão também contribui para políticas de ESG (Ambiental, Social e Governança). Muitas fornecedoras têm programas de recolhimento e reciclagem de cartuchos, toners e equipamentos, além de garantirem descarte correto de resíduos. Equipamentos modernos consomem menos energia, incentivam impressões conscientes (como frente e verso obrigatório) e geram relatórios que ajudam a medir e reduzir o impacto ambiental. Assim, a empresa alia eficiência operacional à responsabilidade socioambiental.
Quais as soluções de outsourcing de impressão disponíveis no mercado?
O mercado de outsourcing de impressão tem evoluído bastante, acompanhando as inovações tecnológicas disponíveis. Ele se transformou em um conjunto de soluções completas de gestão de impressão, que podem ser combinadas de acordo com as necessidades de cada empresa.
1. Locação de impressoras e multifuncionais
- O modelo mais tradicional do outsourcing.
- Inclui impressoras a laser, jato de tinta profissionais e multifuncionais (impressão, cópia, digitalização e fax).
- Pode abranger desde equipamentos compactos para escritórios até máquinas robustas para alta demanda.
2. Impressão sob demanda (pay-per-print)
- A empresa paga apenas pelas páginas impressas, com custo fixo por página.
- Este modelo elimina custos ocultos e facilita o controle de orçamento.
3. Gestão de suprimentos automatizada
- Impressoras monitoradas por softwares que detectam níveis de toner, tinta ou papel.
- Reposição é enviada automaticamente pela fornecedora, evitando paralisações.
- Ideal para negócios que não podem parar, como logística e saúde.
4. Impressão segura (Secure Print ou Follow Me Print)
- O documento só é liberado na impressora após autenticação do usuário (senha, PIN, crachá ou biometria).
- Evita que informações sensíveis fiquem esquecidas na bandeja.
- Muito usada em advocacia, bancos, hospitais e setores governamentais.
5. Digitalização e gestão eletrônica de documentos (GED)
- Impressoras multifuncionais integram-se a sistemas de gestão documental.
- Permitem digitalizar contratos, exames ou comprovantes e enviá-los direto para a nuvem ou ERP.
- Reduz o uso de papel e facilita a organização e rastreabilidade.
6. Monitoramento e relatórios de uso
- Software de gestão acompanha o volume de impressão por usuário, setor ou centro de custo.
- Gera relatórios detalhados para identificar desperdícios e oportunidades de economia.
- Muito útil em empresas grandes ou com diversos departamentos.
7. Suporte técnico especializado e manutenção preventiva
- Equipes externas ficam responsáveis por reparos, trocas de peças e atualizações de firmware.
- Inclui manutenção preventiva para evitar falhas e prolongar a vida útil dos equipamentos.
- Garante que a operação não seja interrompida.
8. Serviços de impressão especializada
- Plotters de grande formato: para projetos de arquitetura, engenharia e design
- Impressoras térmicas: usadas em logística, varejo e saúde para etiquetas, pulseiras hospitalares e códigos de barras.
- Impressão de produção: máquinas de alta performance para gráficas rápidas e empresas que precisam de volumes muito grandes.
9. Soluções móveis e em nuvem (Cloud Printing)
- Permitem imprimir de qualquer dispositivo (celular, tablet, notebook) conectado à nuvem.
- Muito útil para empresas com home office, equipes externas ou várias filiais.
10. Integração com políticas de sustentabilidade (Green Printing)
- Regras automáticas como impressão frente e verso, limitação de cópias coloridas ou cotas por usuário.
- Ajuda a reduzir desperdícios e o impacto ambiental.
- Alinha-se às metas de ESG da empresa.
Em resumo, as soluções de outsourcing de impressão disponíveis no mercado vão muito além da locação simples: elas cobrem equipamentos, suprimentos, segurança, digitalização, mobilidade, relatórios e sustentabilidade – tudo em um modelo de serviço adaptado ao perfil da sua empresa.
Quais tipos de empresas devem investir no outsourcing de impressão?
Muitos ainda acreditam que a gestão de impressão para empresas só faz sentido para companhias enormes, mas na prática ela é vantajosa para muitos setores.
Selecionamos os principais tipos de empresas que mais se beneficiam desse serviço.
Hospitais e clínicas
Em hospitais e clínicas, a impressão não se limita a relatórios médicos e exames. Logo, há uma demanda constante por etiquetas para identificação de medicamentos, pulseiras de pacientes com dados essenciais, relatórios de alta e prescrições médicas. Assim, nesse ambiente, onde cada minuto faz diferença no atendimento, ter impressoras rápidas, confiáveis e com suporte imediato é vital. O outsourcing de impressão assegura que o fluxo nunca seja interrompido, já que a manutenção preventiva e a reposição automática de suprimentos evitam falhas que poderiam comprometer o cuidado ao paciente.
Escritórios de advocacia
Nos escritórios de advocacia, o papel continua sendo uma ferramenta indispensável. Contratos extensos, petições e documentos confidenciais circulam diariamente e exigem não apenas agilidade, mas também segurança no manuseio. O outsourcing de impressão permite implementar autenticação por usuário, registros detalhados e controle de acesso, reduzindo riscos de vazamento de informações. Além disso, os advogados não perdem tempo lidando com falhas técnicas, já que o suporte especializado garante que as multifuncionais estejam sempre prontas para uso, mesmo diante de grandes volumes de impressão.
Instituições de ensino
Nas instituições de ensino, o volume de impressão é sazonal e intenso. Assim, provas, apostilas, comunicados internos, certificados e materiais didáticos precisam ser produzidos em prazos curtos, especialmente em início e fim de semestre. Se a gestão não for eficiente, filas de impressão podem atrasar processos administrativos e prejudicar a rotina dos alunos. Com o outsourcing de impressão, escolas e universidades conseguem pagar apenas pelo que utilizam, por meio de modelos como o pay-per-print, ao mesmo tempo em que garantem acesso a equipamentos de alta capacidade para lidar com os períodos de maior demanda sem desperdício de recursos.
Indústrias e fábricas
Nas indústrias, a impressão é parte essencial da operação. Impressoras térmicas geram etiquetas com códigos de barras e informações de rastreabilidade, indispensáveis para o controle de estoque e logística. Logo, quando um equipamento falha, toda a cadeia pode ser impactada. Por isso, o outsourcing de impressão evita essas paradas ao garantir monitoramento constante, reposição ágil de suprimentos e suporte imediato, assegurando que a fábrica continue operando sem interrupções.
Empresas de logística e transporte
No setor de logística, onde prazos são curtos e qualquer falha pode gerar atrasos em cadeia, a impressão é estratégica. Assim, notas fiscais, etiquetas de rastreio e documentos de embarque precisam estar disponíveis de forma contínua. Se uma impressora para de funcionar, caminhões podem atrasar saídas e entregas ficam comprometidas. Por isso, o outsourcing de impressão é especialmente vantajoso: ele inclui monitoramento remoto, manutenção preventiva e até reposição automática de insumos, garantindo que a operação logística seja ágil e sem gargalos.
Agências de publicidade e escritórios de design
Agências de publicidade e escritórios de design têm na impressão de alta qualidade uma vitrine do próprio trabalho. Provas de campanha, mockups e materiais de apresentação exigem fidelidade de cores e acabamento impecável para impressionar clientes exigentes. O outsourcing de impressão oferece acesso às versões mais modernas de equipamentos sem necessidade de investir valores altos em compras. Isso garante que a agência trabalhe sempre com a melhor tecnologia disponível, mantendo a competitividade e a qualidade de suas entregas.
Bancos e instituições financeiras
Nas instituições financeiras, a questão da impressão vai muito além da produtividade: trata-se de compliance e segurança. Extratos, contratos e relatórios confidenciais precisam ser impressos com rastreabilidade e controle absoluto de acesso. O outsourcing de impressão possibilita implementar autenticação via crachá, senhas individuais e auditoria completa de cada documento, assegurando conformidade com normas regulatórias. Ao mesmo tempo, reduz a carga sobre as equipes internas de TI, que não precisam mais se preocupar em gerenciar o parque de impressoras.
Órgãos públicos e cartórios
Órgãos públicos e cartórios lidam diariamente com certidões, processos e ofícios que precisam ser impressos em grande volume. A burocracia e a alta demanda tornam essencial que o parque de impressoras esteja sempre operacional. Nesse cenário, o outsourcing de impressão traz eficiência e previsibilidade, com contratos que cobrem manutenção, reposição de insumos e suporte técnico especializado. Isso não apenas reduz custos como também melhora a qualidade do atendimento ao cidadão, já que o serviço não sofre interrupções.
Pequenas e médias empresas em crescimento
As pequenas e médias empresas muitas vezes enfrentam o dilema entre investir em equipamentos caros ou se contentar com soluções de baixo desempenho. No entanto, conforme o negócio cresce, a demanda por impressão aumenta, exigindo multifuncionais robustas e confiáveis. O outsourcing de impressão resolve esse impasse ao transformar um investimento alto em um custo fixo mensal, previsível e escalável. Além disso, permite que a empresa tenha acesso a soluções de gestão de impressão para empresas que antes só estavam disponíveis para grandes corporações, democratizando o uso da tecnologia e apoiando o crescimento sustentável.
Aluguel ou outsourcing: o que vale mais a pena para o meu negócio?
Na hora de decidir entre aluguel de impressoras e outsourcing de impressão, muitos gestores se perguntam: afinal, qual modelo faz mais sentido para a realidade da minha empresa?
O aluguel de impressoras costuma ser uma alternativa mais simples e direta. Nesse modelo, a empresa paga uma mensalidade para ter acesso a um ou mais equipamentos, geralmente com manutenção básica incluída. É uma boa opção para negócios que precisam apenas de impressoras de qualidade, mas que não possuem uma demanda muito complexa de gestão documental. Por exemplo, um pequeno escritório de contabilidade pode se beneficiar do aluguel de uma multifuncional robusta, com a tranquilidade de não precisar lidar com a compra do equipamento ou com reparos técnicos inesperados.
Já o outsourcing de impressão vai além do fornecimento da máquina: trata-se de uma gestão completa do parque de impressão. Assim, como explicamos, neste modelo o contrato pode incluir monitoramento remoto dos equipamentos, fornecimento automático de insumos, manutenção preventiva e corretiva, controle de acesso e até soluções de segurança da informação. Para empresas maiores, que lidam com alto volume de impressão ou com documentos sensíveis – como hospitais, escritórios de advocacia ou bancos – o outsourcing garante não apenas produtividade, mas também confiabilidade e conformidade com normas internas e regulatórias.
Outra diferença importante está na previsibilidade e no alinhamento estratégico. Enquanto o aluguel normalmente oferece um custo fixo por equipamento, o outsourcing permite contratos sob medida, em que o pagamento pode ser feito por página impressa, por volume de documentos ou de acordo com o número de usuários. Logo, isso traz mais flexibilidade, especialmente para empresas que estão em crescimento ou que enfrentam sazonalidade em suas demandas de impressão.
Ou seja, se a sua empresa precisa apenas de impressoras de qualidade com suporte básico, o aluguel pode atender bem. Mas se a impressão é parte estratégica da operação (alta demanda, necessidade de segurança ou complexidade do fluxo de documentos) a gestão de impressão para empresas via outsourcing é, sem dúvida, o caminho mais eficiente.
Resumindo:
- Aluguel de impressoras: ideal para empresas menores ou com necessidades simples; custo fixo por equipamento; pode incluir manutenção básica.
- Outsourcing de impressão: gestão completa do parque de impressão; contratos flexíveis; inclui insumos, suporte, manutenção avançada e segurança da informação; indicado para empresas com maior complexidade ou alto volume de impressões.
O que considerar na escolha da empresa de outsourcing de impressão?
Optar pelo outsourcing de impressão pode trazer ganhos expressivos em produtividade, economia e segurança, mas para colher todos esses benefícios é fundamental escolher o parceiro certo.
O fornecedor será responsável não apenas pelo fornecimento de equipamentos, mas também por manter o fluxo de documentos funcionando de forma contínua e segura. Por isso, é importante avaliar alguns critérios antes de assinar o contrato.
Experiência e credibilidade no mercado
Empresas com histórico sólido de atuação transmitem confiança. Um fornecedor que já atende clientes de grande porte ou setores regulados (como saúde, jurídico ou financeiro) provavelmente terá processos maduros e capacidade de lidar com situações complexas.
Portfólio de soluções
O ideal é buscar fornecedores que ofereçam diferentes tipos de equipamentos (multifuncionais, impressoras térmicas, plotters), além de softwares de monitoramento, controle de acesso e gestão de documentos. Por isso, quanto mais completo for o portfólio, maior a chance de a solução se adaptar às necessidades atuais e futuras da sua empresa.
Suporte técnico e SLA
O tempo de resposta do suporte faz toda a diferença. Assim, um fornecedor robusto deve oferecer atendimento remoto e presencial, com Acordo de Nível de Serviço (SLA) bem definido, garantindo que problemas sejam resolvidos rapidamente para não comprometer a operação. Logo, em setores como logística ou hospitais, onde minutos de inatividade podem gerar grandes prejuízos, esse critério é decisivo.
Tecnologia e inovação
Avalie se o fornecedor trabalha com equipamentos modernos e atualizados, que tragam recursos como impressão segura por autenticação, digitalização para nuvem e monitoramento em tempo real. Além disso, busque entender se a empresa investe em soluções de sustentabilidade, como impressoras com baixo consumo de energia e programas de reciclagem de cartuchos.
Flexibilidade contratual
Logo, um contrato de outsourcing de impressão deve se adaptar ao crescimento ou às mudanças da empresa. Fornecedores que oferecem planos modulares, cobrança por página impressa ou possibilidade de aumentar ou reduzir equipamentos sem grandes burocracias se destacam nesse aspecto.
Custo-benefício e transparência
Assim, mais importante do que pagar barato é ter clareza sobre o que está incluso no contrato: equipamentos, manutenção, suprimentos, treinamentos e eventuais custos extras. Logo, um bom fornecedor deixa os valores bem definidos e garante previsibilidade financeira ao cliente.
Proximidade e atendimento personalizado
Por fim, avalie a forma de relacionamento. Assim, fornecedores que oferecem consultoria inicial, acompanham a evolução do uso e se antecipam a possíveis problemas costumam entregar muito mais valor. Afinal, o outsourcing de impressão deve ser visto como uma parceria de longo prazo.
Conclusão: por que investir no outsourcing de impressão?
Depois de entender o que é outsourcing de impressão, como funciona, suas vantagens e os cenários práticos, fica claro que essa é uma escolha estratégica para empresas de todos os tamanhos.
Mais do que reduzir custos, o modelo traz flexibilidade, previsibilidade, segurança e sustentabilidade. Com a variedade de soluções de impressão para empresas disponíveis, é possível personalizar contratos de acordo com a realidade de cada negócio.
Em resumo: se você precisa de eficiência, previsibilidade e foco no negócio central, terceirizar a gestão de impressão da sua empresa é um passo natural rumo à modernização.
Gomaq: inovação para o seu negócio, do jeito que ele precisa
Há mais de 60 anos a Gomaq está presente no setor de aluguel e manutenção de equipamentos de impressão. Logo, com o tempo, evoluímos nosso portfólio para atender às necessidades específicas de cada cliente.
Por isso, hoje somos referência nacional com soluções de gestão de impressão para empresas, que garantem alta disponibilidade, controle e eficiência no gerenciamento de documentos e impressão.
Além disso, contamos com uma estrutura completa, que engloba suporte técnico próprio e consultivo, atendimento com SLA, infraestrutura nacional e integração com os principais fabricantes globais.
Para saber mais sobre outsourcing de impressão, acesse: https://www.gomaq.com.br/
