Como contratar outsourcing de impressão? O passo a passo completo para fechar negócio  

O mercado corporativo exige cada vez mais eficiência, segurança e controle de custos. É nesse cenário que o outsourcing de impressão ganha espaço como uma solução estratégica para empresas de todos os portes. Mas afinal, como contratar outsourcing de impressão de forma correta e garantir que o investimento realmente traga resultados? 

Assim, com um contrato de outsourcing de impressão bem estruturado, é possível transformar gastos imprevisíveis com manutenção, insumos e equipamentos em um custo mensal planejado, além de contar com suporte especializado e tecnologias modernas que otimizam os fluxos de trabalho. No entanto, para alcançar esses benefícios, é fundamental seguir um passo a passo que envolva desde o diagnóstico das necessidades até a escolha da empresa ideal. 

Neste artigo, você vai entender como funciona cada etapa desse processo e descobrir os principais critérios para tomar a melhor decisão para o seu negócio.

Outsourcing de impressão: um investimento estratégico

Por isso, mais do que simplesmente alugar equipamentos, o investimento em outsourcing de impressão significa terceirizar todo o fornecimento e gestão do parque de impressões de uma empresa. Logo, em contratos robustos, o serviço inclui manutenção preventiva e corretiva, administração automática de suprimentos, fornecimento de insumos, softwares integrados de controle de impressão, além do aluguel de impressoras de alta qualidade, que atendam às necessidades específicas de cada negócio. 

Assim, com o contrato de outsourcing de impressão, a empresa deixa a gestão de impressoras sob os cuidados de profissionais especializados, liberando tempo e energia para investir no que realmente importa: o crescimento do próprio negócio. 

Logo, além do foco no core business, abaixo destacamos os principais benefícios de terceirizar a gestão de impressoras da sua empresa. 

1. Redução de custos: ao optar pelo outsourcing de impressão, as empresas eliminam gastos imprevisíveis como compra de suprimentos, reparos emergenciais e substituição de equipamentos obsoletos. Tudo isso passa a ser responsabilidade do fornecedor. 

2. Previsibilidade financeira: com o outsourcing, não há surpresas no orçamento. O contrato estabelece valores fixos ou proporcionais ao consumo, permitindo planejamento financeiro de longo prazo. 

3. Acesso contínuo a tecnologias modernas: um dos maiores benefícios do outsourcing de impressão é garantir acesso a equipamentos atualizados, sem precisar investir em compra. 

4. Gestão profissional do parque de impressão: o outsourcing também inclui softwares de monitoramento que mostram quais setores mais imprimem, quais documentos poderiam ser digitalizados e onde existem desperdícios. Isso permite a tomada de decisões mais inteligentes, baseadas em dados reais. 

5. Maior disponibilidade operacional: com manutenção preventiva e substituição rápida de equipamentos, as empresas praticamente eliminam paralisações por falhas técnicas, garantindo fluxo contínuo nas operações. 

6. Escalabilidade e flexibilidade: outro ponto positivo é a possibilidade de aumentar ou reduzir o número de impressoras conforme a demanda, em períodos sazonais, sem necessidade de novos investimentos. 

7. Segurança da informação: o outsourcing de impressão oferece softwares de controle que registram todas as impressões feitas, identificando quem imprimiu, quando e o que foi produzido. Além disso, algumas soluções oferecem impressão segura por login ou cartão de identificação, garantindo que documentos só sejam liberados na máquina pelo usuário autorizado. 

8. Sustentabilidade e responsabilidade ambiental: o outsourcing também contribui para práticas mais sustentáveis. Isso porque, além da redução do desperdício de papel e toner, fornecedores costumam oferecer coleta de insumos usados para descarte correto. 

Ou seja, além da economia financeira, o investimento em outsourcing de impressão possibilita maior controle, eficiência operacional, sustentabilidade e a possibilidade de transformar a impressão em um processo estratégico no seu negócio.

Como escolher a empresa de outsourcing de impressão?

Assim, saber como contratar outsourcing de impressão exige atenção a alguns critérios importantes. Logo, não basta olhar o preço: é o contrato de outsourcing de impressão que vai garantir previsibilidade de custos, suporte técnico e eficiência no dia a dia. 

Na hora de comparar fornecedores, leve em consideração: 

1. Credibilidade no mercado: pesquise histórico, clientes atendidos e cases de sucesso. 

2. Portfólio de soluções: avalie se oferece impressoras, multifuncionais e softwares de gestão compatíveis com suas necessidades. 

3. Suporte e manutenção: verifique tempo de resposta, monitoramento remoto e reposição automática de insumos. 

4. Contrato claro e flexível: entenda a franquia de páginas, valores de excedente e serviços inclusos. 

5. Personalização: garanta que o fornecedor adapte o contrato ao porte e ao crescimento do seu negócio. 

Seguindo esses passos, fica muito mais simples identificar qual empresa de outsourcing pode se tornar uma parceira estratégica no longo prazo.

Como contratar outsourcing de impressão?

Se você está se perguntando como contratar outsourcing de impressão, comece pelo planejamento: um bom diagnóstico interno e propostas comparáveis fazem toda a diferença no contrato e no ROI (retorno sobre o investimento). 

Veja o passo a passo de como contratar outsourcing em 10 etapas.

1. Mapeie a situação atual

Levante informações básicas sobre o cenário atual da sua empresa, organizando tudo por centro de custo: 

• Equipamentos de impressora estão em uso. 

• Volumes de impressão em preto e branco e coloridos. 

• Picos sazonais. 

• Locais ou unidades em que sua empresa atua. 

• Custos com insumos de impressão. 

• Quantidade de chamados de manutenção. 

Por exemplo, uma clínica médica percebe que possui 8 impressoras diferentes, de marcas distintas, com alto gasto em toners originais e muitas falhas. Esse cenário gera custos invisíveis que um contrato poderia eliminar.

2. Defina objetivos e requisitos

Avalie o que é esperado do contrato, como redução de custos, maior disponibilidade no Acordo de Nível de Serviço (SLA), segurança de dados e LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), qualidade da imagem, sustentabilidade, entre outros. Liste até três prioridades e quais itens são negociáveis. 

Imagine um escritório de advocacia que prioriza sigilo e rastreabilidade dos documentos. Nesse caso, é primordial ter soluções como autenticação por crachá e relatórios de uso por usuário.

3. Desenhe o perfil técnico desejado

Esta é a etapa de detalhar todos os tipos de impressoras e recursos necessários e desejáveis, como: 

• Impressoras monocromáticas rápidas para setores administrativos. 

• Multifuncionais com scanner para departamentos que digitalizam contratos. 

• Impressoras de alta resolução para áreas de marketing e design. 

Por exemplo, uma universidade com picos sazonais de impressão pode optar por um contrato de multifuncionais com capacidade de 40 páginas por minuto (ppm) para dar conta do volume de impressão em semanas de provas.

4. Solicite propostas comparáveis

Peça que os fornecedores detalhem os custos por página, franquias, excedentes, tipos de equipamentos, softwares de gestão e prazos de atendimento. Isso vai facilitar na hora de comparar as propostas recebidas, ajudando a tomar a melhor decisão baseada em dados. 

Suponha que ao comparar propostas, um banco percebe que o fornecedor A oferece SLA de 8 horas para manutenção, enquanto o fornecedor B tem SLA de 4 horas. Essa diferença pode impactar diretamente o risco de paralisação.

5. Exija visita técnica e levantamento de parque

Além do levantamento inicial, é fundamental contar com uma análise feita por um profissional experiente. Afinal, um diagnóstico presencial ajuda evitar erros de dimensionamento. 

Por exemplo, em uma fábrica, o fornecedor pode identificar que impressoras devem ser instaladas próximas às linhas de produção para emissão rápida de etiquetas, evitando atrasos logísticos.

6. Faça um piloto

Uma boa prática antes de fechar o contrato definitivo é testar o serviço em pequena escala – etapa conhecida como Proof of Concept (PoC), ou seja, “prova de conceito”. Logo, esse piloto ajuda a validar tanto os equipamentos quanto o suporte técnico oferecidos pela empresa. 

O que você deve avaliar nessa etapa: 

• Qualidade de impressão (resolução, cores, nitidez). 

• Velocidade real dos equipamentos – quantas páginas são impressas por minuto (ppm). 

• Tempo de resposta do suporte em caso de falha. 

• Facilidade de uso e adaptação pelos funcionários. 

• Integração com sistemas da empresa (ERP, softwares jurídicos, plataformas acadêmicas). 

Por isso, pense em uma agência de publicidade que testa por 45 dias impressoras coloridas de alta resolução. O piloto revela que o fornecedor A tem melhor fidelidade de cores para materiais de clientes, mas o fornecedor B oferece suporte mais rápido. Assim, essa comparação real ajuda a orientar a decisão final com base em eventos reais.

7. Compare custos totais

Muitos gestores olham apenas para o custo por página (CPP), mas essa visão acaba sendo limitada, excluindo da equação diversas outras despesas envolvidas na impressão. Por isso, o ideal é calcular o custo total de propriedade ao longo do contrato – em inglês, Total Cost of Ownership (TCO). 

O que você deve considerar no TCO: 

• Valor do contrato mensal, considerando a franquia – ou seja, quantidade de impressões inclusas nesse valor. 

• Custos com excedentes de impressão. 

• Despesas ocultas, caso não estejam inclusas na mensalidade – como tempo de parada, suporte interno, substituição de peças, consumo de papel e suprimentos. 

• Consumo de energia do parque de impressão. 

• Multas ou reajustes previstos em contrato. 

Para ficar mais claro, vamos para um exemplo prático: uma empresa de tamanho médio analisa duas propostas: 

1. O fornecedor X cobra R$ 0,10 por página, mas exige deslocamento pago à parte para técnicos. 

2. Já o fornecedor Y cobra R$ 0,12 por página, mas inclui manutenção preventiva ilimitada. 

Após calcular o TCO em 36 meses, o fornecedor Y é considerado 18% mais barato, apesar do CPP aparentemente maior.

8. Negocie o contrato de outsourcing de impressão

O contrato deve ser claro e proteger sua empresa contra surpresas. Logo, aqui é o momento de garantir o Acordo de Nível de Serviço (SLA) adequado e cláusulas que permitam flexibilidade. 

Principais tópicos que um bom contrato de outsourcing de impressão deve conter: 

• Duração: contratos de 24 a 36 meses são comuns, mas avalie a necessidade de flexibilidade. 

• SLA de atendimento: tempo máximo para conserto – por exemplo: até 4h em casos críticos. 

• Reajuste anual: índice de correção deve estar especificado – por exemplo, com base no IPCA (Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo). 

• Backup de equipamentos: em caso de falha prolongada, o fornecedor deve disponibilizar impressoras reserva. 

• Escalabilidade: possibilidade de incluir ou excluir impressoras sem penalidade. 

• Treinamento incluso: suporte ao time e capacitação no início do contrato. 

• Relatórios de uso: frequência e formato dos relatórios. 

Suponha que uma rede de escolas inclui cláusula prevendo que, se um equipamento ficar inoperante por mais de 12h, o fornecedor deve disponibilizar impressora temporária sem custo adicional. Isso garante continuidade mesmo em picos de demanda.

9. Implemente com gestão de mudança

Para garantir maior eficiência e fazer melhor proveito da terceirização do parque de impressões, é fundamental adotar um plano de gestão de mudança. Os principais passos na implementação do serviço são: 

• Instalação planejada: criar de um cronograma por setores para evitar paradas massivas. 

• Treinamento de usuários: ensinar a usar autenticação, bilhetagem, impressão de frente e verso, além de outras serviços que sejam novos aos funcionários. 

• Configuração de políticas: por exemplo, limitando impressões coloridas para áreas específicas e ativando a economia de toner. 

• Comunicação interna: explicar de maneira transparente os benefícios do outsourcing de impressão para engajar toda a equipe. 

Imagine que em uma empresa de logística, a TI configura como padrão a impressão frente e verso, em preto e branco. Assim, após 3 meses, o consumo de papel registra queda expressiva, gerando economia sem comprometer a operação.

10. Monitore e otimize continuamente

Um contrato de outsourcing de impressão não pode ser estático, mas deve ser monitorado e ajustado continuamente, para acompanhar as inovações do mercado e se adaptar às mudanças da empresa. 

Alguns dados relevantes que devem ser acompanhados são: 

• Relatórios de volume de impressão (quem imprime, quando, em que formato). 

• Uso de cores vs. preto e branco. 

• Tempo médio de atendimento de chamados. 

• Consumo de insumos 

• Custos com excedentes. 

É claro que, para atingir resultados concretos, não basta monitorar – é preciso adotar ações de melhoria contínua, como: 

• Reduzir permissões de impressão colorida para áreas não essenciais. 

• Negociar ajustes contratuais conforme o consumo real. 

• Trocar equipamentos subutilizados por modelos mais econômicos. 

• Migrar para soluções de impressão baseadas em nuvem, se houver maior trabalho remoto. 

Por exemplo, em um banco, relatórios mostram que 30% das impressões coloridas não eram necessárias. Assim, após restringir a impressão colorida apenas para setores de marketing, a instituição passou a economizar com impressões.

Conclusão

Ao entender como contratar outsourcing de impressão, fica claro que essa é uma decisão estratégica que vai muito além da simples redução de custos. O passo a passo para implementar o outsourcing mostra que é fundamental analisar o volume de impressões, definir objetivos claros, comparar propostas e escolher um fornecedor que ofereça não apenas tecnologia, mas também suporte confiável e contrato transparente.  

Logo, seguindo esse processo estruturado, sua empresa terá acesso a equipamentos modernos, gestão otimizada de suprimentos, maior segurança da informação e previsibilidade financeira. Por isso, mais do que um serviço operacional, o outsourcing de impressão se torna um investimento que libera tempo da equipe para focar no core business, garantindo eficiência, qualidade e competitividade no longo prazo.

Gomaq: inovação para o seu negócio, do jeito que ele precisa

Há mais de 60 anos a Gomaq está presente no setor de aluguel e manutenção de equipamentos de impressão. Logo, com o tempo, evoluímos nosso portfólio para atender às necessidades específicas de cada cliente.  

Assim, hoje somos referência nacional com soluções de impressão integradas para empresas, que garantem alta disponibilidade, controle e eficiência na gestão de documentos e impressão.  

Além disso, contamos com uma estrutura completa, que engloba suporte técnico próprio e consultivo, atendimento com SLA, infraestrutura nacional e integração com os principais fabricantes globais. 

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