O investimento em outsourcing de impressão já se provou uma maneira inteligente de reduzir custos em diferentes setores. Nesse modelo de negócio, ao transferir o gerenciamento do parque de impressão para profissionais especializados, são liberados tempo e energia para sua empresa focar no que realmente importa: o core business.
No entanto, é normal surgir a dúvida: afinal, quanto custa o outsourcing de impressão? Para esclarecer tudo o que você precisa saber sobre o tema, neste artigo explicamos como o outsourcing se diferencia do aluguel de impressoras, que tipos de empresas devem investir nesse serviço e como é definido o preço do outsourcing de impressão. Por fim, ainda vamos dar algumas dicas de como reduzir custos na hora de fechar negócio.
Quer ficar por dentro de tudo isso? Continue a leitura.
Outsourcing de impressão vs. aluguel de impressoras
É muito comum haver uma certa confusão entre os termos “outsourcing de impressão” e “aluguel de impressoras”, muitas vezes usados como sinônimos. Embora ambos sejam soluções de impressão para empresas, há diferenças significativas entre elas.
Assim, o outsourcing de impressão é um modelo de terceirização de todo o parque de impressão de uma empresa. Ou seja, além de fornecer as máquinas, a empresa parceira é responsável pelo gerenciamento das impressoras – o que inclui manutenção, administração de suprimentos, fornecimento de insumos e toda a inteligência de controle de impressões, em um pacote de soluções personalizado para o seu negócio. Com isso, o cliente libera tempo e energia para se dedicar ao crescimento do próprio negócio.
Por sua vez, o aluguel de impressoras é um modelo mais básico, normalmente focado apenas no fornecimento dos equipamentos. A depender do tipo de contrato, também pode incluir manutenção ou reposição de insumos, mas de forma limitada.
De maneira resumida, o outsourcing é uma solução estratégica e abrangente, enquanto o aluguel é uma solução pontual e econômica.
Que setores devem investir em outsourcing de impressão?
É comum que gestores se questionem se esse modelo realmente vale a pena fora das grandes corporações. Por isso, a realidade é que o outsourcing de impressão se tornou um investimento estratégico para empresas de diferentes portes e segmentos, capaz de unir redução de custos, previsibilidade orçamentária e ganhos em eficiência. Logo, mais do que olhar apenas quanto custa o outsourcing de impressão, é essencial considerar os benefícios de produtividade, segurança e qualidade que esse serviço proporciona.
Confira como o outsourcing de impressão pode gerar valor real para diferentes setores.
Hospitais e clínicas
Em ambientes onde cada minuto faz diferença, falhas em impressoras não podem comprometer o atendimento. O outsourcing garante reposição automática de insumos, manutenção preventiva e total confiabilidade, entregando muito mais do que apenas um bom preço para outsourcing de impressão, mas assegurando continuidade no cuidado ao paciente.
Escritórios de advocacia
No setor jurídico, em que contratos e documentos sigilosos são rotina, o outsourcing de impressão possibilita controle de acesso, autenticação por usuário e relatórios de auditoria. Ou seja, além do custo, a segurança se torna um fator decisivo.
Instituições de ensino
Com demandas sazonais e grandes volumes em períodos curtos, escolas e universidades encontram no outsourcing uma forma inteligente de equilibrar valores e eficiência. Modelos de contrato como o pay-per-print permitem pagar por página impressa, otimizando recursos.
Indústrias e fábricas
Na produção, qualquer falha pode gerar prejuízos. Impressoras para etiquetas e códigos de barras precisam de confiabilidade. O outsourcing assegura monitoramento constante e suporte imediato, prevenindo gargalos produtivos.
Empresas de logística e transporte
Nesses tipos de empresas, o tempo é tudo. Notas fiscais e etiquetas precisam estar disponíveis sem interrupções. O outsourcing de impressão garante suporte remoto e reposição de insumos de forma ágil, garantindo que os prazos sejam cumpridos.
Agências de publicidade e design
Para esses negócios, a qualidade de impressão é um diferencial competitivo. O outsourcing oferece acesso a equipamentos de ponta sem necessidade de altos investimentos, equilibrando preços justos com a possibilidade de trabalhar sempre com a melhor tecnologia disponível.
Bancos e instituições financeiras
Segurança e compliance são indispensáveis. O outsourcing garante rastreabilidade, autenticação e auditoria de cada impressão, com total conformidade regulatória. Aqui, os valores para contratar outsourcing se justificam pelo risco evitado e pela eficiência no controle de informações.
Órgãos públicos e cartórios
Altos volumes de impressão exigem disponibilidade. Logo, com contratos de outsourcing que incluam manutenção, suporte e insumos, é possível reduzir custos assegurando agilidade no atendimento ao cidadão.
Pequenas e médias empresas em crescimento
Negócios menores em expansão podem usufruir do outsourcing. Assim, ao transformar investimentos altos em custos mensais previsíveis, esse modelo democratiza o acesso a tecnologias mais avançadas. Os fatores que influenciam no custo – como volume, suporte e nível de tecnologia – podem ser ajustados conforme a realidade de cada empresa.
Em resumo, mais do que analisar apenas o preço outsourcing de impressão, é essencial enxergar o serviço como um investimento estratégico que aumenta eficiência, garante segurança e proporciona economia inteligente a longo prazo.
Quanto custa outsourcing de impressão?
Nesse tipo de serviço, é comum não haver um valor único ou fixo. Isso porque o preço do outsourcing de impressão depende de diferentes variáveis que se ajustam à realidade e às necessidades de cada empresa. Entender esses pontos é fundamental para avaliar corretamente as propostas e tomar uma decisão que garanta o melhor custo-benefício.
A seguir, listamos os principais fatores que influenciam nesse custo.
1. Tipo e quantidade de impressoras
Equipamentos de entrada, voltados para pequenos volumes, naturalmente têm custo menor do que impressoras multifuncionais de alto desempenho ou impressoras especializadas, como as usadas para etiquetas ou impressões em larga escala. Além disso, a quantidade de máquinas contratadas impacta diretamente nos valores para contratar outsourcing.
2. Volume de impressão mensal
Um dos principais fatores de precificação é o volume de impressões estimado. Empresas com demanda intensa conseguem negociar condições mais competitivas no custo por página, mas precisam de equipamentos robustos, o que pode elevar o investimento inicial. Já negócios com baixo volume pagam menos, mas podem ter um custo unitário mais alto.
3. Duração do contrato
Contratos de longo prazo tendem a oferecer melhores condições, já que garantem maior previsibilidade para o fornecedor. Logo, quanto maior o compromisso, mais flexibilidade existe para diluir os custos e obter descontos no preço do outsourcing de impressão.
4. Serviços inclusos
O que está incluso no contrato é determinante. Algumas empresas oferecem pacotes mais básicos, enquanto outras incluem manutenção preventiva, reposição automática de insumos, suporte técnico 24/7 e softwares de gestão de impressão. Esses serviços agregam valor, mas também influenciam no preço.
5. Nível de tecnologia
Empresas que precisam de soluções avançadas, como softwares de controle de impressão, autenticação por usuário, relatórios de auditoria ou impressoras de última geração, terão um custo maior. Por outro lado, esses recursos aumentam a segurança e a eficiência, compensando o investimento.
6. Flexibilidade e personalização do contrato
Um contrato sob medida, que leva em conta o tamanho da empresa, o perfil de consumo e o crescimento projetado, tende a ser mais vantajoso. Por isso, essa personalização pode reduzir custos desnecessários e evitar que a empresa pague por serviços que não utiliza.
7. Suporte e SLA
O tempo de resposta do fornecedor em caso de falhas também impacta os valores do contrato de outsourcing. Empresas que exigem suporte imediato ou tempo de resolução garantido em contrato, no Acordo de Nível de Serviço (SLA), podem pagar mais, mas em contrapartida evitam prejuízos decorrentes da paralisação.
8. Localização e logística
A região em que a empresa está localizada também pode influenciar no custo, já que fornecedores precisam considerar deslocamento de técnicos, disponibilidade de peças e tempo de atendimento.
Como solicitar um orçamento de outsourcing de impressão?
Assim, para obter o melhor custo-benefício, é fundamental solicitar um orçamento detalhado e alinhado às necessidades específicas do seu negócio.
Abaixo, detalhamos um passo a passo para conduzir esse processo de forma assertiva.
1. Faça um diagnóstico interno
Antes de entrar em contato com fornecedores, levante informações básicas sobre o cenário atual da sua empresa, como:
- Quantidade de impressoras em uso.
- Volume médio de impressões mensais (coloridas e preto e branco).
- Principais tipos de documentos impressos (contratos, etiquetas, relatórios, provas).
- Custos atuais com manutenção, insumos e energia.
Esse levantamento ajuda a entender os fatores que influenciam no custo e fornece dados concretos para comparar propostas.
2. Defina suas prioridades
Assim, cada empresa tem um objetivo diferente ao contratar outsourcing: reduzir custos, aumentar a segurança da informação, melhorar a qualidade de impressão ou ter suporte especializado. Por isso, ao deixar claro quais são suas prioridades, o fornecedor poderá propor um contrato mais personalizado.
3. Solicite propostas detalhadas
Logo, ao pedir um orçamento, não se limite a perguntar apenas quanto custa outsourcing de impressão. Peça que o fornecedor detalhe os seguintes pontos:
- Preço do outsourcing de impressão por página ou pacote.
- Tipos de impressoras incluídas no contrato.
- Serviços agregados (manutenção, reposição de insumos, suporte técnico, softwares de controle).
- Duração do contrato e possibilidade de renovação ou ajuste.
- Acordo de Nível de Serviço (SLA) para tempo de atendimento em caso de falhas.
Essas informações tornam a comparação de valores muito mais clara e justa.
4. Avalie o custo-benefício
Nem sempre a proposta mais barata é a mais vantajosa. Considere fatores como a tecnologia oferecida, a experiência do fornecedor e os serviços adicionais inclusos. Uma solução com monitoramento remoto e manutenção preventiva, por exemplo, pode reduzir falhas e evitar prejuízos no médio prazo.
5. Peça referências ou cases de clientes
Um bom fornecedor deve ser capaz de apresentar exemplos de empresas atendidas em setores semelhantes ao seu. Isso garante mais segurança na tomada de decisão.
6. Negocie condições e personalize o contrato
Explique suas demandas específicas e veja até que ponto o fornecedor pode flexibilizar o contrato. Se o volume de impressão da sua empresa é sazonal, por exemplo, vale negociar modelos como o pay-per-print, pagando apenas pelo que for utilizado.
Como reduzir custos com outsourcing de impressão
O outsourcing já é uma forma eficiente de economizar, mas algumas práticas permitem extrair ainda mais benefícios desse modelo. Abaixo, indicamos maneiras de garantir um serviço que atenda suas necessidades, otimizando o custo-benefício.
- Mapeie corretamente o volume de impressão: analise o volume real de impressões necessárias, isso vai evitar tanto o pagamento por capacidade ociosa quanto gargalos por falta de recursos.
- Avalie optar pelo modelo pay-per-use: se o seu negócio possui demandas sazonais ou variáveis, essa pode ser uma boa solução – uma vez que no formato pay-per-use a empresa paga apenas pelo que imprime, sem pacotes fixos.
- Escolha equipamentos eficientes e adequados: cada negócio tem a sua própria realidade e deve utilizar modelos de impressoras e contratos compatíveis com suas demandas – equipamentos modernos com impressão frente e verso, baixo consumo de energia e modo econômico de toner geram economia significativa.
- Usar softwares de monitoramento e relatórios: acompanhar o uso é uma das ferramentas mais poderosas de reduzir custos, invista em contratos que incluam softwares integrados que identifiquem impressões desnecessárias, volumes por setor e até mesmo fraudes.
- Inclua manutenção preventiva no contrato: problemas técnicos representam custos ocultos, seja pelo conserto, seja pelo tempo perdido, nesse sentido, manutenção preventiva e corretiva evita gastos inesperados e garante maior disponibilidade.
- Integre a gestão de suprimentos ao serviço: priorize a gestão de insumos automática, o que garante economia e elimina desperdícios – uma vez que, nesse modelo, o fornecedor entrega toner, papel e peças sob medida para a demanda real.
- Promova o uso consciente e políticas internas: engaje funcionários em boas práticas, como imprimir apenas o necessário, usar frente e verso e priorizar documentos digitais.
- Escolha um parceiro confiável: um parceiro experiente garante contratos claros, suporte ágil e equipamentos de qualidade, o que evita custos ocultos e problemas futuros.
Ou seja, reduzir custos não significa apenas pagar menos, mas adotar um modelo inteligente de gestão, aliado a políticas de uso consciente. Por isso, quando bem estruturado, além de economia, o outsourcing gera eficiência, previsibilidade e tranquilidade para o seu negócio.
Conclusão: um investimento estratégico
Compreender bem os fatores que influenciam quanto custa o outsourcing de impressão é essencial para tomar uma decisão assertiva. Logo, cada detalhe – desde o tipo de equipamento até os serviços incluídos no contrato – impacta diretamente no custo final e no valor agregado que a solução pode oferecer.
Assim, mais do que uma despesa operacional, o outsourcing deve ser visto como um investimento estratégico, capaz de gerar redução significativa de custos e trazer previsibilidade financeira. Além disso, ao transferir a gestão das impressoras para especialistas, a empresa ganha tempo e recursos para se concentrar em seu core business, impulsionando crescimento e competitividade no mercado.
Gomaq: inovação para o seu negócio, do jeito que ele precisa
Por isso, há mais de 60 anos a Gomaq está presente no setor de aluguel e manutenção de equipamentos de impressão. Logo, com o tempo, evoluímos nosso portfólio para atender às necessidades específicas de cada cliente.
Assim, hoje somos referência nacional com soluções de impressão integradas para empresas, que garantem alta disponibilidade, controle e eficiência na gestão de documentos e impressão.
