Em um cenário corporativo cada vez mais digital e regulado, contar com uma empresa para gestão de documentos tornou-se um fator estratégico de eficiência, segurança e conformidade.
Mais do que digitalizar papéis, trata-se de transformar a maneira como as informações fluem dentro da organização, garantindo controle, rastreabilidade e produtividade.
É nesse contexto que empresas especializadas, como a Gomaq, se destacam ao oferecer soluções completas de digitalização, armazenamento e automação documental sob medida para cada tipo de operação.
Por que contratar uma empresa para gestão de documentos
A gestão documental vai muito além do simples arquivamento. Ela envolve uma série de processos integrados, da digitalização de documentos à indexação, controle de acesso e armazenamento seguro em nuvem ou servidores locais.
Ao contratar uma empresa especializada em gestão de documentos, o cliente garante:
- Agilidade operacional: acesso rápido e seguro às informações.
- Redução de custos: eliminação de papéis, retrabalhos e gargalos manuais.
- Conformidade legal: aderência a normas como LGPD, ISO e compliance interno.
- Maior produtividade: equipes focadas em tarefas estratégicas, não em buscas documentais.
- Rastreabilidade total: histórico de acessos e versões dos arquivos digitais.
Esses benefícios são especialmente valiosos para órgãos públicos, empresas do setor financeiro, indústrias e instituições de saúde, que lidam com grandes volumes de dados e alto nível de exigência em segurança da informação.
Digitalização: o primeiro passo para a transformação documental
Um dos pilares da gestão de documentos é a digitalização inteligente. Ela converte documentos físicos em versões digitais indexadas e acessíveis, criando uma base de dados centralizada e confiável.
Empresas como a Gomaq utilizam ferramentas como: – ABBYY FineReader PDF: para OCR, edição e conversão de PDFs; – ABBYY FlexiCapture: para captura inteligente e extração de dados; – ABBYY FineReader Server: para processamento centralizado em grande escala; – PaperStream Capture Pro: para automatizar fluxos de captura e indexação.
Essas soluções permitem digitalização com alta performance, reduzem custos operacionais e melhoram a eficiência em processos como faturamento, auditorias e cadastros.
O papel da empresa especializada em digitalização
Escolher uma empresa especializada em digitalização é o primeiro passo para garantir qualidade e confiabilidade em todo o ciclo documental.
Essas empresas estruturam processos personalizados conforme o tipo e o volume de documentos, assegurando que cada etapa (captura, indexação, armazenamento e recuperação) siga padrões técnicos e legais.
A Gomaq, por exemplo, combina tecnologia Lexmark de digitalização com softwares ABBYY e PaperStream, permitindo ao cliente gerenciar todo o ambiente documental com dashboards, indicadores e controle por usuário ou setor.
Quando contratar uma empresa para digitalização
A decisão de contratar uma empresa para digitalização deve ser avaliada quando:
- Há grande volume de documentos físicos dificultando o controle;
- A empresa precisa garantir conformidade em auditorias ou licitações;
- O tempo gasto com buscas afeta a produtividade das equipes;
- Há necessidade de integração da gestão documental com ERP ou GED;
- A organização busca reduzir custos e eliminar o uso excessivo de papel.
Nesses casos, contar com uma parceira consultiva como a Gomaq significa ter um projeto planejado com foco em eficiência, rastreabilidade e retorno sobre investimento (ROI).
Vantagens da gestão documental integrada Gomaq
A Gomaq oferece um ecossistema completo de soluções que unem hardware, software e serviços especializados em um modelo sob medida para cada cliente.
Diferenciais:
Soluções completas e integradas
- Outsourcing de impressão e digitalização (MPS);
- Softwares de bilhetagem e controle;
- Locação e gestão de equipamentos com indicadores de performance.
Inovação aplicada
- ABBYY FineReader Server e FlexiCapture para captura e automação cognitiva;
- Dashboards e relatórios inteligentes.
Atendimento consultivo e técnico
- Suporte homologado com SLA garantido;
- Acompanhamento de performance e otimização contínua.
Personalização por segmento
- Governo: digitalização segura e rastreável;
- Corporativo: controle de custos e produtividade;
- Distribuição: agilidade e suporte logístico.
Transforme sua gestão documental com a Gomaq
Com tecnologias avançadas e consultoria especializada, a empresa conquista:
- Tomada de decisão mais rápida e assertiva;
- Redução de riscos operacionais e jurídicos;
- Mais sustentabilidade com menos papel e recursos.
Escolher uma empresa para gestão de documentos é escolher eficiência, segurança e evolução tecnológica.
