Buscar maneiras de otimizar processos, reduzir despesas e aumentar a eficiência é parte da rotina de qualquer empresa, não importa o tamanho ou setor em que atua. Nesse cenário, entender quanto custa o aluguel de impressoras tem se tornado uma solução bastante popular. Isso porque, em vez de investir em equipamentos de altos custos, que vão sofrer depreciação ao longo do tempo, o aluguel de impressoras oferece um custo fixo mensal e diversas vantagens adicionais.
No entanto, diante dessa possibilidade, é normal surgir a dúvida: afinal, quanto custa o aluguel de impressoras? Para esclarecer tudo o que você precisa saber sobre o tema, neste artigo explicamos como o aluguel se diferencia do outsourcing de impressão, quais tipos de empresas mais se beneficiam desse serviço e como é definido o preço do aluguel de impressoras. Por fim, ainda vamos dar algumas dicas de como reduzir custos na hora de fechar negócio.
Quer ficar por dentro de tudo isso? Continue a leitura.
Quais as diferenças entre aluguel e outsourcing de impressão?
Você certamente não é a primeira e nem a última pessoa a confundir esses dois tipos de serviço. Quando falamos em aluguel, estamos nos referindo a um modelo de contratação em que empresas deixam de comprar máquinas próprias e passam a pagar um valor mensal para alugar impressoras. Dependendo do contrato, esse valor também pode incluir serviços como manutenção, reposição de suprimentos, instalação e softwares de gerenciamento.
Por outro lado, o outsourcing é um modelo completo, em que a empresa fornece não apenas a impressora, mas também se responsabiliza pela manutenção, substituição de peças, fornecimento de insumos e softwares de controle. Nesse formato, o cliente terceiriza toda a gestão do parque de impressão, o que possibilita maior dedicação ao core business da sua empresa.
Explicando de maneira simples, o aluguel é uma solução pontual e econômica, enquanto o outsourcing é uma solução estratégica e abrangente.
Que tipos de negócios devem alugar impressoras?
Antes de detalharmos como são definidos os preços do aluguel de impressoras, é importante garantir que este é o melhor modelo de serviço para o seu negócio. Por isso, aqui explicamos que tipos de empresas podem tirar mais proveito ao alugar impressoras.
Pequenas empresas
Empresas de menor porte geralmente precisam de previsibilidade nos gastos e não podem imobilizar capital em equipamentos caros. Nesse cenário, a maior vantagem no modelo de aluguel é possibilitar acesso a máquinas modernas sem comprometer o fluxo de caixa. Além disso, o contrato pode incluir manutenção e reposição de insumos dentro do valor mensal para alugar impressoras.
Médias empresas
À medida que crescem, as médias empresas começam a lidar com os efeitos da depreciação dos equipamentos e com gastos inesperados em manutenção. Ao adotar o aluguel, esses negócios reduzem custos ocultos, otimizam processos internos e mantêm o parque de impressão sempre atualizado. Isso transforma o serviço em uma das mais estratégicas soluções de impressão para empresas em fase de expansão.
Indústrias
As indústrias dependem de impressoras em diferentes etapas da operação, como a emissão de documentos fiscais, etiquetas de rastreamento e até impressões técnicas para processos de embalagem. Uma das vantagens do aluguel é que essas empresas oferecem diferentes preços de aluguel de impressoras e garantem equipamentos específicos para cada necessidade, sem precisar investir em máquinas próprias de alto custo.
Varejo e logística
Empresas de varejo e operadores logísticos dependem fortemente de impressoras térmicas para notas fiscais, etiquetas de preço e etiquetas de envio. Uma falha nesse processo pode comprometer entregas e gerar grandes prejuízos. Logo, com o suporte de uma empresa especializada, o valor mensal para alugar impressora já inclui máquinas adequadas e assistência técnica rápida, reduzindo riscos e aumentando a confiabilidade das operações.
Escolas e universidades
Instituições de ensino são conhecidas pela alta demanda de impressão de provas, apostilas e comunicados. Nesse caso, os duplicadores digitais disponíveis para locação se destacam pelo baixo custo por página. Assim, dentre as vantagens do aluguel, está a possibilidade de incluir no contrato a oferta de suprimentos e manutenção preventiva, oferecendo estabilidade para períodos de pico, como provas e vestibulares.
Quanto custa o aluguel de impressoras?
Muitos gestores que começam a avaliar quanto custa o aluguel de impressoras percebem que não existe um preço único. Isso acontece porque o serviço é precificado de acordo com fatores como tipo de equipamento, volume de impressões, duração do contrato e a inclusão (ou não) de serviços adicionais.
Aqui esclarecemos quais são os principais fatores que influenciam no preço do aluguel de impressoras.
1. Tipo de impressora escolhida
Impressoras básicas de escritório têm mensalidades mais acessíveis, enquanto multifuncionais avançadas ou impressoras térmicas específicas (usadas em logística e varejo) têm custos mais altos.
Por exemplo, uma impressora laser monocromática simples pode custar a partir de R$ 150 por mês, enquanto uma multifuncional de alta capacidade pode superar R$ 600 por mês.
2. Volume de impressão contratado
Muitas empresas de locação precificam o serviço de acordo com a quantidade de páginas impressas por mês. Logo, contratos pay-per-use, em que se paga por página impressa, podem ser vantajosos para quem deseja pagar apenas pelo que consome.
Por exemplo, um escritório de advocacia com média de 5 mil páginas por mês paga em torno de R$ 0,10 por página impressa, além da taxa de locação.
3. Duração do contrato
Contratos de longo prazo costumam ter valores mais baixos, já que garantem previsibilidade para o fornecedor. Já contratos curtos, comuns em feiras e eventos, tendem a ter preço um pouco maior devido à logística de entrega e retirada.
Por exemplo, para um congresso de três dias, o preço do aluguel de impressoras pode ser de R$ 300 a R$ 500 pelo período, enquanto no contrato anual o custo mensal cairia significativamente.
4. Serviços adicionais inclusos
Quanto mais completo for o contrato, maior será o valor mensal do aluguel de impressoras. Porém, é importante destacar que serviços como manutenção preventiva, suporte técnico e reposição de insumos podem representar economia no longo prazo.
Por exemplo, uma universidade que imprime milhares de apostilas paga mais caro pelo pacote completo, mas evita gastos inesperados com toner e reparos emergenciais.
5. Tecnologia e eficiência energética
Equipamentos modernos que economizam energia e consomem menos suprimentos podem ter valor de locação um pouco mais alto, mas compensam na redução das despesas operacionais.
Como solicitar um orçamento de aluguel de impressoras
Então, o ideal é entrar em contato com mais de uma empresa para comparar condições. Na hora de pedir um contato de aluguel de impressoras, forneça informações como:
- Quantidade média de páginas impressas por mês.
- Tipos de documentos mais comuns (textos, imagens, etiquetas, notas fiscais).
- Duração desejada do contrato.
- Serviços extras necessários (manutenção, suprimentos, softwares de controle).
Assim, o fornecedor poderá calcular um preço de aluguel de impressoras adequado às necessidades do seu negócio.
Como reduzir custos com aluguel de impressoras
Por isso, para aproveitar ao máximo os benefícios de alugar impressoras, é fundamental adotar práticas que realmente ajudem a reduzir custos com o serviço, sem comprometer a qualidade da operação.
A seguir, destacamos alguns fatores que podem fazer diferença nessa economia.
1. Escolha o modelo de impressora adequado
O primeiro passo para gastar menos é entender o perfil de impressão da empresa. Equipamentos simples atendem bem escritórios que imprimem contratos e relatórios, enquanto impressoras multifuncionais ou térmicas podem ser necessárias em setores como logística e varejo.
2. Opte por contratos pay-per-use
Uma forma eficaz de controlar gastos é escolher contratos em que se paga por página impressa. Nesse modelo, a empresa só arca com o que realmente consome, sem mensalidades desproporcionais ao seu volume de impressão.
3. Utilizar equipamentos modernos e eficientes
As impressoras mais recentes oferecem recursos que impactam diretamente a economia, como impressão frente e verso automática, modo econômico de toner e menor consumo de energia.
4. Incluir manutenção no contrato
Falhas técnicas podem gerar custos ocultos, tanto pelo conserto quanto pelo tempo de inatividade. Uma forma inteligente de reduzir custos com aluguel de impressoras é negociar contratos que incluam manutenção preventiva e corretiva.
5. Terceirizar a gestão de suprimentos
Além da manutenção, muitas empresas que alugam impressoras oferecem reposição automática de suprimentos. Isso elimina a necessidade de estoque interno e reduz desperdícios com compras mal planejadas.
6. Avaliar relatórios e monitoramento de uso
Alguns contratos oferecem softwares de monitoramento que permitem identificar desperdícios, como impressões desnecessárias ou em cores quando seria suficiente o preto e branco. Essa visibilidade ajuda a criar políticas internas de impressão e a engajar a equipe no uso mais consciente dos equipamentos.
7. Escolher um parceiro confiável
Logo, talvez o ponto mais importante seja a escolha de uma empresa parceira com experiência e boa reputação no mercado. Um fornecedor sério oferece suporte técnico rápido, contratos claros e equipamentos de qualidade, o que impacta diretamente no custo total do serviço.
Conclusão: o custo-benefício do aluguel de impressoras
Por isso, entender quanto custa o aluguel de impressoras é essencial para avaliar se esse modelo faz sentido para o seu negócio. Assim, mais do que apenas comparar valores, é preciso analisar o que está incluso no contrato e entender que os benefícios de alugar impressora podem gerar economia a longo prazo.
O preço do aluguel de impressoras varia conforme o tipo de equipamento, volume de impressão e serviços agregados, mas sempre oferece previsibilidade financeira e flexibilidade. Assim, ao solicitar um contato de aluguel de impressoras, a empresa garante soluções sob medida e pode transformar a gestão de documentos em um processo mais eficiente.
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